説明メモを作る際のコツを、「明るい係長講座」に書きました。ツバを飛ばしてしゃべるよりメモにせよ、メモは1枚にまとめよ、結論から書け、一目でわかる標題にせよ・・・。
最近気づいて、職員に指示していることがあります。
それは、「内容は箇条書きにせよ。3つ以上は書くな」です。箇条書きの方が、長い文章より、読んで（一目で見て）わかりやすいことは、説明しなくてもわかるでしょう。
「3つ以上は書くな」は、説明が必要ですね。理由は簡単。私は、3つを越えると、覚えられないのです。
職員は、1度にたくさんのことを説明しようとするのですが、私の頭の中のカウンターは、１、２の次は３ですが、３の次は４でなく、０です。振り出しに戻ります。２にも、戻りません。すなわち、３つ以上のことを聞くと、頭の中が混乱して、全部忘れてしまうのです。
「聞いている時はわかっているが、聞き終わると何も頭に残らない」というのが、正確でしょう。たくさん書いてあると、最初から読む気もしない、という場合もあります。「お前が、頭が悪いのだ」と言われれば、そうです。
数詞が、１、２、３の次は「たくさん」、という文明もあるとのことですが、私の頭の中もこれと同じです。漢字だって、一、二、三の次は、横棒が４本ではなくなります。ローマ数字も、Ⅰ、Ⅱ、Ⅲの次は、縦棒が４本ではありません。
手の指は５本あるのですが、人間の頭の中での数の基本形は、３までのようです。３を越えると、あとは、「たくさん」なのです。
かつて、私がお仕えした上司にも、同じ考えの方がおられました。政治家に説明に行く際、持っていく資料です。その作成を指示されれる時は、「１枚の紙に、３つ」。しかも、「それぞれ１行で、合計3行まで」でした。
「それじゃあ、説明できません。もう少し書かせてください」と申し上げても、「だめ。それ以上書くと、相手の頭に入らないから」と、認めてくださいません。
当時は「理不尽な」と思いましたが、自分が説明を受ける立場になると、よ～くわかります。しかも、大臣や政治家は、今の私より、はるかに忙しいのです。
4つ以上になる時は、どうするか。その時は、大きな見出しを３つにし、その中に小見出しをつくるしかないですね。そして、別紙にする。
繰り返します。上司の頭のカウンターは、１、２、３の次は、０です。４つ以上書くと、１つも２つも残らず、０に戻ります。あなたの苦労と上司の理解は、比例しません。それどころか、全く無駄になります。（2008年8月16日、17日）
「上司の頭、３の次は０」についての反響。
Aさんほか多数：おっしゃるとおりです。
Bさんほか何人か：そんなに、覚えられないのですか？
Cさん：私の上司は、3つくらいの案ではダメで、100くらい用意していかないと、納得してもらえません。
今日、言いそびれた回答です（お笑い的回答なので、まじめに受け取らないでください）。
Bさんへ：これは、私の場合を書いたので、一般的ではないかも知れません。でも、ニコニコしている上司が、あなたの言ったことをすべて納得し、覚えているとは、限りません。
もし、あなたに勇気があるのなら、たくさん説明してわかってもらえたと思った翌日に、その上司に、「昨日ご説明したあの件の4番目ですが・・」と聞いて、上司が覚えているか、試してみましょう。ただし、私は、このような実験を、お勧めしません。もちろん、結果について、責任は持ちません。
Cさんへ：私が書いているのは、「明るい係長講座」であって、「とても素晴らしい上司講座」でも、「とんでもない上司講座」でもありません。申し訳ありません。
さて、蛇足のアドバイスですが、そのような立派な上司に出会ったら、2度は反論しても良いですが、それ以上は辛抱するか、辞表を書くか、いずれかを選択してください。あなたは、上司を変えることはできないのです。もしあなたに、住宅ローンが残っているのなら、我慢することをお勧めします。
愚痴を言っても、状況は変わりません。将来、あなたが上司になった時に、あるいは現在の部下に対して、同じようなことをしないように、心がけましょう。今日も、あなたの部下は、あなたの悪口を言っているかも知れません。
ところで、あなたには信じがたいでしょうが、その「優秀な」上司は、あなたのことを、「なんで、できが悪いのだろう」と、思っているはずです。人間は、すべからく天動説ですから。
もっとも、あなただけでなく、部下全員がそう思われているので、心配はありません。