連載「明るい公務員講座」は、紙面の都合で、1月25日号から再開する予定です。既に、第1章第5節「今朝は何から始めるか―時間の使い方」、紙面では第8回～第10回掲載分を渡してあります。原稿が遅れているわけではありません。キッパリ。
しかし、貯金も少なくなり、続きを脱稿しました。第1章第6節は、「書類の山に埋もれるな―資料整理」です。皆さんも、苦労しておられると思います。私は、紙資料の整理は、経験から一つの結論に達したのですが、電子媒体がいけません。どんどん便利になり、どのように整理するか、試行錯誤中です。これは、皆さんも同じでしょう。そこで、若手職員の意見や、公文書管理のプロに意見をもらって、原稿を書きました。それやこれやで、一月かかりました。2月中は持ちます。
これで、初級編第1章「楽々職員術」が終わり、次から、第2章「自分を磨こう」に入ります。書きたいこと、思いついたことはたくさんあります。このホームページでも、「仕事の仕方」「明るい課長講座」｢知的生産の技術」に書き連ねてあります。しかし、それを整理して、一つの文章にするのは、結構大変なのです。まあ、ぼちぼちやりますわ。ほかに、講演やら別の原稿やらも、引き受けているのです。

連載「明るい公務員講座」第7回が発行されました。今回は「読んでもらえる文章とは」です。下手な文章は、読んでいて途中で嫌になります。「あんた、この文章で何を言いたいの？」と。あなたが一生懸命考えた文書でも、上司に読んでもらえなかったら、また住民に通じなかったら、意味がありません。
読みやすい文章のコツを7点、指摘してあります。そんなに難しいことではありません。今回も、よい例と悪い例を書いてあります。参考にしてください。内容は次の通り。読みやすい文章、役人言葉を使わない、別添資料の作り方、目次を付ける、決裁文書は保存を考える。
さて、年内の発行はこれで終わり、次回掲載は新年1月25日号になります。編集の都合だそうです。原稿はあと3回分を出してあるので、2月上旬まで一安心。冬休み中に、次の原稿を考えます。

連載「明るい公務員講座」第6回が発行されました。今回は「説明資料の作り方」です。職員は、できあがった成果物＝例えば公表資料を持って、説明に来てくれます。しかしそれは、私にとって｢別添資料」であって、彼が説明したいこと、私が聞きたいことを書いていません。私が聞きたいのは、その公表資料のポイントであり、今後の進め方です。その肝心なことを紙に書かずに、唾を飛ばしてしゃべってくれるのです。 説明資料の作り方の実例、悪い例とよい例も載せてあります。参考にしてください。内容は次の通り。
あなたは何を説明したいのか、成果物と説明資料は別、1枚にまとめる。

連載第5回が、発行されました。今回は｢資料で説明を」です。考えがまとまったら、そのまま上司に説明していませんか。傾向と対策を考えずに説明に行くのは、無防備です。内容は、次の通り。
岡本のイエローカード。報告の上げ方、3つの準備。必要最小限の資料。準備は万端、自信を持って。

連載「明るい公務員講座」の原稿は、すぐに貯金がなくなります。編集長の「優しい」催促に促され、第1章第5節の加筆を続けています。昨日今日の休みで、だいたい書き上げました。
今回は、｢時間の使い方」です。ある課題を期日までに仕上げること、毎日忙しい中でどのように効率よく仕事を片付けるか。これは、みんなが悩むことであり、それぞれに工夫をしておられるでしょう。職位が上がるほど、たくさんの仕事が持ち込まれ、忙しくなります。すると、仕事の悩みは、ある課題についてどのように進めるかという悩みとともに、限られた時間をいくつもの課題にどのように割り振るかが、もっと大きな悩みになります。ある課題の進行管理と、自分の時間をどう割り振るかの時間の管理の、2つがあるのです。
仕事の邪魔をするのは、次々入ってくる雑件であり、会議です。他方で、山積みされた資料に埋もれたり、あふれる電子ファイルの海でおぼれてしまいます。どのように、効率よく仕事をするのか。私の経験から得た技を、お教えします。活字になるのは1月です。発刊されたら、感想をお寄せください。また、ご自身の工夫も教えてください。ほぼ完成した原稿を、「右筆」に手を入れてもらい、完成させます。