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時事通信社の地方自治体向け情報サービス「iJAMP」2025年3月7日号に、岡本正弁護士の「自治体職員のための災害復興法学（５）＝情報はあっても伝わらない　ラストワンマイルをつなぐ災害ケースマネジメント」が載っていました（今ごろ紹介してすみません）。

・・・自治体側が情報を精力的に発信しても、被災者には伝わらず、その結果生活再建に役立つ支援制度の申請に至らず再建できない―――。その理由は、情報が多すぎること、情報が難解であること、そもそも情報が公表されていないこと、などが挙げられます。

災害復興支援の各種制度の根拠は法律です。所管する省庁の担当部局が、災害時に利用できる支援制度を情報発信します。それ自体はとても大切ですが、その量があまりに多いのです。私が内閣府出向中におきた東日本大震災では、半年間で約２０００通の災害に関する「通知」「事務連絡」「お知らせ」が、各省庁から都道府県等へ発出されました。とても被災地でさばききれる情報量ではありません。

内容も特殊です。日常業務では聞いたこともない単語が次々出てきます。「災害に対する金融上の措置」（財務省等）、「被災者に係る被保険者証等の提示等について」（厚生労働省）、「被災中小企業・小規模事業者対策について」（中小企業庁）などの通知類は平時に目にすることはまずありません。市民に周知すべきものなのか、誰がどう説明するのか、判断がつかないまま、大量の情報が掲示板等にあふれて埋もれていきます。

国が自治体に通知等を発出しながら、それを公表しない場合もあります。災害救助法が適用された災害で必ず発信される通知「避難所の確保及び生活環境の整備について」（内閣府）は、国が自発的に公表しません（なお、現在公表中のものはすべて私や支援専門家らが内閣府へ働きかけて公表に至ったものです）。応援職員や被災した市町村も目にすることなく、支援の遅れ、法解釈の誤りを生んでしまったこともあります・・・

変な表題ですね。でも、次のようなことなのです。役所が扱う文書について定めた法律に、「行政文書」「公文書等」は出てくるのですが、「公文書」という言葉は出てこないのです。もし間違っていたら、すみません。

コメントライナー2023年5月11日号に「「行政文書」は正確か」を書きました。昔は、現在の「行政文書」という言葉はありませんでした。職員が作った文書は、「公文書」といわれる保存を前提とした重要な文書（決裁を受けた文書）と、それ以外の執務の過程で作ったメモなどに区分されていました。「行政文書」という言葉は、1999年に制定された「情報公開法」で作られました。同法では、行政文書には公文書とそのほかの文書の両方が含まれることになりました。ここで、法律上は「公文書」という言葉がなくなり、役所で作る文書と扱う文書は「行政文書」という言葉に変わりました。

ところが、「公文書等」という言葉は残ったのです。「公文書等の管理に関する法律」は、「行政文書管理法」という名称ではありません。
第1条　この法律は、国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が、健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として、主権者である国民が主体的に利用し得るものであることにかんがみ、国民主権の理念にのっとり、公文書等の管理に関する基本的事項を定めること等により、行政文書等の適正な管理、歴史公文書等の適切な保存及び利用等を図り・・・
第2条第4項　この法律において「行政文書」とは、行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書（図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）を含む。第十九条を除き、以下同じ。）であって、当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして、当該行政機関が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
第8項　この法律において「公文書等」とは、次に掲げるものをいう。
一　行政文書
二　法人文書
三　特定歴史公文書等

「行政機関の保有する情報の公開に関する法律」
第1条　この法律は、国民主権の理念にのっとり、行政文書の開示を請求する権利につき定めること等により・・・
第2条第2項　この法律において「行政文書」とは、行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）であって、当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして、当該行政機関が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。

正確には、「公文書館法」は公文書を題名に使っていて、と第2条に「公文書」という言葉も出てきます。ただし定義はありません。
第1条　この法律は、公文書等を歴史資料として保存し、利用に供することの重要性にかんがみ、公文書館に関し必要な事項を定めることを目的とする。
第2条　この法律において「公文書等」とは、国又は地方公共団体が保管する公文書その他の記録（現用のものを除く。）をいう。

「国立公文書館法」も、公文書という名称を使っています。

なお、刑法には「公文書偽造等」という言葉があります。第155条の見出しです。ただし、法文には出てこず、定義もされていません。
（公文書偽造等）
第155条　行使の目的で、次の各号に掲げるいずれかの行為をした者は、一年以上十年以下の拘禁刑に処する。
一　公務所若しくは公務員の印章若しくは署名（以下この章、第百六十五条及び第百六十七条において「印章等」という。）を使用して公務所若しくは公務員の作成すべき文書若しくは図画（以下この章において「文書等」という。）を偽造し、又は偽造した公務所若しくは公務員の印章等を使用して公務所若しくは公務員の作成すべき文書等を偽造する行為・・・

1月13日の朝日新聞夕刊に「「手頃な賃貸」へ外資が再生　築５０年級の旧雇用促進住宅」が載っていました。雇用促進住宅と言っても、知らない人が多いでしょうね。アメリカの投資会社が一括して買っていたとは、知りませんでした。

・・・かつて炭鉱離職者の受け皿としてつくられた雇用促進住宅がリフォームを経て、手頃な価格の賃貸住宅「アフォーダブル住宅」として人気を集めている。老朽化で低迷していた入居率は平均８割まで上昇し、外国人労働者の生活基盤にもなっている。手がけるのは米投資ファンドグループだ。

昨年１０月、東京都八王子市の「ビレッジハウス（ＶＨ）小比企（こびき）」を訪ねた。京王高尾線山田駅から歩いて約１０分、５階建ての７棟が並ぶ。１９６４年に雇用促進住宅として建てられた物件で、広さは約５０平方メートル前後が中心で、賃料は５万７千円～６万８千円。現在の入居率は９２％で、１６２戸のうち２９戸は外国人が暮らす。
米投資ファンド「フォートレス・インベストメント・グループ」が所有し、傘下の「ビレッジハウス・マネジメント（ＶＨＭ）」（東京都港区）が運営する。
フォートレスは２０１７年、「小比企」を含む全国の雇用促進住宅１０万６千戸を約６１４億円で一括取得した。築年数は５０年ほどの物件が多く、当時は厚生労働省が所管する独立行政法人が管理していた。その後、雇用促進住宅は２１年度末までに廃止されている。
取得後、１戸あたり約１２０万円、全体で約１千億円をかけて改修、リノベーション工事を行った。和室を洋室化し、古い風呂釜を給湯器に変え、エアコンを設置した。耐震補強も終え、さらなる長期的活用を目指す・・・

8月26日の日経新聞に、「中国・習近平指導部、地方の形式主義にメス　「公文書は5000字以内」」が載っていました。文書作成の手引きや事務の簡素化なら、拙著『明るい公務員講座』を配れば良いと思います。翻訳して出版してくれないかなあ。

・・・中国共産党の習近平指導部が地方政府ではびこる形式主義への警戒を強めている。冗長な公文書の作成や無駄な会議が現場の負担になっているとして、8月に入って是正を指示する通知を出した・・・

・・・特にやり玉に挙げたのが公文書だ。「年間の発行数は前年より減ることはあっても増やしてはならない」と強調し、増やす場合は書面で理由を説明するよう義務付けた。
文書1件あたりの文字数も原則5000字以内に収めるよう求めた。内容は「冒頭から本題に入る」べきだとし、文体についても「簡潔で、実用的でなければならない」と明記した。政策を提案する際は「背景などの説明までは必要ない」と断じた。
会議の開催に関しては「一つの領域で包括的な会合を開くのは原則年1回」「責任者のスピーチは1時間以内に収めるべきだ」と定めた・・・

・・・中国当局は2024年夏にも同じような規定を公表した。改めて「規定を厳格に執行するように」と通知した背景には、形式主義が依然はびこる現実がある。
国営新華社通信によると、東北部・黒竜江省綏化市は7月、市の公安当局が現場の職員に、評価のために大量の参考資料を提出するように要求しており、これが本来業務の妨げになっていると批判を受けた。
必要な資料として要求されたのは、会議を開いた証拠写真や宣伝文書、携帯電話のスクリーンショットなど多岐にわたっていた。評価の結果は毎月ランキング付けして公開されるため職員らも提出しないわけにいかず、大きな負担になっていたという・・・

役所にあっても企業にあっても、経費削減は永遠の課題です。組織の責任者は、費用を抑えるために、職員数や事務費、事業費を削減します。

本来は、無駄を削減すること、必要性の薄れた事業や部門を縮小廃止することです。責任者が自ら取り組めば、どこを削減するか合理的な判断ができるでしょう。そして、その結果に責任を持つことができます。
しかし多くの場合は、部下にそれを委ねます。命じられた部下は無駄を対象としようとしますが、それぞれに担当職員や関係者がいて、彼らはそう簡単には自らやっていることを無駄とは認めません。すると、個別事業や部門を削減するのではなく、「みんな平等に痛みを分かち合うことにしよう」となります。

その結果は、無駄の削減や不要な事業を判断して廃止するのではなく、全部門で一律の「縮小」になってしまいます。当初の目的とは違ったものになります。ある事業や部門を廃止すれば効果は明らかです。しかし、一律に削減すると、予算額は減っても、各担当の業務は減らないのです。
さらに職員たちは、通常業務のほかに、この「削減作業」に時間を取られます。新しい仕事に取り組む余裕もなくなり、組織に活力がなくなります。こちらの影響は数値化できないのですが、この悪影響は大きいでしょう。

他方で、必要なところに資源を投入することも、されません。
その判断ができる責任者が指揮を執らず、部下や組織に任せると、このようなことが起きます。役所に限らず企業でも「官僚制の欠点」です。