『地方行政』連載「明るい公務員講座・中級編」の第24回「職場管理の知識(2)情報の取り扱い」が発行されました。前回から、職場管理の知識を書いています。
私が公務員になった頃と大きく変わったのが、情報の取り扱いです。かつては「行政文書の取り扱い」と言っていました。文書の受け付け、回覧、起案、決裁、保存などを、「文書事務の手引き」で勉強しました。
その後の変化の要点は、
・手書きの書類だけでなく、複写機が普及したことと、電子メールを含め電子情報が増えたことです。「文書」でなく「情報」と呼ぶようになりました。
・もう一つは、情報公開を意識しなければならないこと。と同時に、個人情報保護という、相反する方向で注意しなければならないことです。
・情報セキュリティも求められるようになりました。
これらは、かつての「文書事務の手引き」には載っていないことです。
しかも、新しいこと、注意しなければならないことが、どんどん増えてきます。
今回の内容は次の通り。
情報の保管と公開、個人情報保護、情報セキュリティ、災害などへの備え、リスクへの備え。
5月20日の読売新聞夕刊コラム「とれんど」で、棚瀬篤論説委員が「災害対応のイロハ」を書いておられます。その冒頭に、次のように書いていただきました。
・・・人間の脳は、１、２、３の次を「たくさん」と認識するという説がある。漢数字を見ても三までは棒の数だが、四から先は違う。
そんな話を交えつつ、若い後輩に助言する。1枚の紙に入れる項目は三つ以内に抑えよう、と。
前復興次官で内閣官房参与の岡本全勝さんが近著『明るい公務員講座』(時事通信社）で教える書類作成法の一つだ。40年近い公務員生活で身につけた仕事のノウハウを公開したという。
書類作成法では、ほかに「結論を先に」「目次をつける」といった助言もある。経験の浅い職員にはイロハのイが有用なのだろう・・・
ありがとうございます。
このコラムの趣旨は、この後にでてきます。全文をお読みください。
今日5月15日は、富山県庁で管理職研修の講師を務めてきました。テーマは「地方公務員にも働き方改革を」です。200人の職員が熱心に聞いてくれました。
今まさに、私が訴えている主題です。働き方改革は、仕事のやり方の改革だけでなく、日本社会の改革を迫っています。
それは、日本の行政の曲がり角でもあります。これについては、この20年近く主張していることです。拙著『新地方自治入門―行政の現在と未来』に書きました。しかし、行政だけでなく、働き方や社会のあり方を変えなければ、一部分の改革だけでは達成できません。そこでは、服装や居場所を例に出して説明しました。
そして、この変化は、中間管理職に難しい課題を背負わせます。そんな話をしました。
と書くと、深遠な議論をしていますが、今日の講演はもっと笑える話をしました。
と同時に、民間企業もまた、働き方改革に挑戦しています。最近調べた先進事例を、提供いただいた「優れもの」を使いながらお示ししました。精神論や抽象論では、身につきません。これには、みんなが身を乗り出して聞いて(見て)くれました。
元部下がたくさん並んでいて、やりにくいというか、やりやすいというか・・・。名前を出した人たちには、ごめんなさい。出さなかった人たちも、ごめん。
『地方行政』連載「明るい公務員講座・中級編」の第23回「職場管理の知識(1)組織のリスク」が発行されました。今回からは、趣を変えて、あまり教えてもらえない職場管理の知識を書きます。
第1回は、組織のリスクへの対応です。法令違反は、私が言うまでもなく、してはいけないことです。それに、公務員は一般人より高い倫理が求められています。しかし、近年のはやり言葉に、「法令遵守」があります。民間では、偽装を繰り返していた企業。役所では、きちんとした仕事をしていなくて批判を受けた社会保険庁・・・。
あなたが法令違反をしてはいけないだけでなく、部下職員がそのようなことをしないように気を配る必要があります。長年その職場で習慣になっていた「ずる」を是正するのは、難しいですよね。しかし、ばれたら、あなたは申し開きはできません。もう一つ最近の言葉に「内部通報」があります。いわゆる「たれこみ」です。隠し事は、必ずれると思ってください。
今回の内容は、次の通り。
知らなかったでは済まされない、法令遵守、甘えは許されません、公務員倫理、公益通報制度、不当要求。