自治大学校では、今日、幹部会議で、年度後半の業務計画を確認しました。毎週月曜日に定例会を開いて、その週と次の週の、仕事の打ち合わせをしています。今日は、10月になったので、これから半年間にしなければならない事項を、みんなで打ち合わせたのです。皆さんの職場でも、しておられることと思います。
「明るい係長講座」にも載せたように、各部課ごとに案件をカレンダーに落として、一覧表にしてもらったのです。一覧表にすると、良くわかります。各部課長は、それぞれ担当の仕事は把握しているのですが、私はこのように一覧表にしてもらわないと、イメージがわかないのです。「そういえば、こんな仕事もあったなあ」とか「これも片付けなければいけない」と、忘れていた案件も、おもてに出てきます。
この表ができれば、管理者としての仕事の半分はできたと同じです。あとは、案件の締め切り時期の少し前に、「どこまで進んだの？」と、聞けばよいのですから。

今日、消防大学校では、定例の月曜日打ち合わせ（今週は、昨日が休みだったので、火曜日打ち合わせになりました）。毎週、この場で、庶務課と教官とで、今週と翌週の仕事の打ち合わせをします。どこの職場でも、やっておられると思います。
その後で、幹部による、「業務進捗状況確認」をしました。年度初めに、「年間業務予定」を作ってもらいました。大きな課題を取り上げ、何月までに何をするかの表です（この表については、拙著『明るい係長講座』中級編ｐ１０をご覧ください）。その他、年間予定表に載らない「中期課題」も書き出してもらいました。その中間検査＝進捗状況確認です。もちろん、日々、それぞれの課題の報告は受けています。しかし、一度中締めが必要です。そもそも、うまく進んでいない項目は、日々の報告では上がってきませんから。
3か月ごと＝四半期ごとに確認するのが通常でしょうが、我が大学校では、7月末が一つの区切りなのです。課題はほぼすべて、順調に進んでいました。だから、ここに書けるのですがね。職員の皆さん、ありがとうございます。
もっとも、私の関心は、予定通りに進んでいない項目、新たに生じた課題です。順調に進んでいる項目は、課長や担当に任せておけばいいのです。うまくいっていない項目を把握し、対策を考えること。これが管理職の仕事です。そして、次の課題を考えること。これは職員の仕事を増やすので、喜ばれませんねえ（笑い）。