連載「明るい公務員講座」第13回が、発行されました。今回は、「資料の分類と保管」の3回目「電子データ」です。今回の記述には、困りました。私は、紙文書で育ったので、電子書類の整理については、達人ではありません。もっとも、私だけでなく、多くの社会人が同じ状況だと思います。だって、電子機器類やソフトウエアが日進月歩で、定番が定まらないのです。本屋に並んでいる資料整理術や、文書の手引きの本も、紙媒体ばかりです。「これだ」という電子データの整理術の本があれば、教えてください。今回の内容は、次の通り。
電子データの整理が難しい、フォルダーによる分類保管、共有文書の管理、個人の勉強資料、自宅での資料整理、自分に合った整理術を作ろう。
この見出しだけでも、これまでのハウツー本にはない内容だと、わかっていただけるでしょう。今回の第13回で、第1章が終わり、次号からは第2章「自分を磨こう」に入ります。

連載「明るい公務員講座」第12回が、発行されました。今回は、「資料の分類と保管」の第2回目｢紙資料」についてです。内容は、次の通り。
メモは資料作りの第1段階、半封筒による整理、完璧は目指さない。
全体構成から見ると、今回は、第1章第6節「書類の山に埋もれるな―資料整理」の、第2回目に当たります。
第6節はもう1回あり、その後から第2章「自分を磨こう」に入ります。既に、第1節「視野を広げよ―知識と判断力を養う」の原稿は編集長に渡してあり、校正を始めています。そしてもう、第2節「やってみよ―職場の技術を磨く」の執筆に入っているので、頭の中がこんがらがっています。

連載「明るい公務員講座」第11回が、発行されました。今回は、「書類の山に埋もれるな～書類整理」です。
仕事場で時間を無駄にする2つめは、資料探しです。皆さんも、資料の分類と保管、そしてお目当ての資料を探し出すことに、苦労しておられるでしょう。机の上や下が、書類の山になっていませんか。近年はパソコンが普及して、紙文書だけでなく、電子文書の保管が課題になっています。こちらは、外から見えないだけに、さらにやっかいです。職場では、文書管理規則や文書分類表があります。しかし、それだけでは、あなたの周りで毎日増殖する書類を管理できないのです。今回の内容は、次の通り。
データの海におぼれるな、仕事のできる人は資料整理の上手な人、資料は頭の延長、文書管理規則までの資料整理、減らすことと分類すること、資料整理は減らすことから。

「明るい公務員講座」第10回を読んだ方からの、反応です。被災地の公務員です。発災後、問題がいろいろとわかって、検討のための庁内横断的な会議が開かれることになりました。
・・・1回目の会議は、自己紹介をした後、「それでは具体的には次回に」「次回日程はおって・・・」ということで、ものの15分程度で終わりそうになり、驚きました・・・
その後、迅速に検討を進めるべきだという意見が出て、その日しばらくしてから会議が再開されたそうです。このような改革をする職員がいるのですね。よかったです。一部、原文を加筆してあります。

連載「明るい公務員講座」第10回が発行されました。今回は、｢会議の開き方」です。今回の内容は、次の通り。
仕事の敵・会議、その会議では何をするか、効率的な会議、忙しさと成果は比例しない、1か月3か月ごとに振り返ってみる。
まあ、無駄な会議が多いですよね。私は大嫌いです。