『地方行政』連載「明るい公務員講座・中級編」の第35回「職場の無駄(3)資料作りその1」が発行されました。会議の無駄に続き、資料作りの無駄について解説しました。

資料作りに、必要以上の時間と手間をかけているというのが、今回の話です。ただし、よく見ると、資料の中身を考えるのに時間をかけているのではなく、パソコンで文書にすることに時間をかけ過ぎているのです。活字の字体は何にするか、大きさはどうするか、一行に何文字入れるか・・・。
もっといけないのは、パワーポイントです。色を変えたり、矢印を多用したり。本人は分かるのでしょうが、読む方はその矢印が何の意味か分かりません。時系列か、因果関係か、単なる関係があるのか。
本来何を伝えたいかを忘れて、技巧に走ります。それも、何枚も作って。「1枚で報告せよ。簡潔な文章で」という私の主張に反します。パワーポイントは、紙芝居の道具です。社内資料にパワーポイントを使うことを禁止している会社もあります。

パソコンで資料作りに時間をかけることが、残業につながっています。パソコンがない時代は、こんなことに時間をかけませんでした。パソコンは、業務の効率化のために導入したのに、資料づくりに関しては、逆に労働強化になってしまいました。職員が抵抗してもよかったのに、喜んでパソコンに取り組んだのです。
そしてこの無駄に、多くの職員が気がついていません。本人は、一生懸命仕事に打ち込んでいると満足しているのです。
今回の内容は次の通り。
パソコンで便利になった、機械化が招く労働強化、書式を決めておく、パワーポイントを使うな、庁内説明資料と住民広報資料は別。