『地方行政』連載「明るい公務員講座・中級編」の第34回「職場の無駄(2)会議その２」が発行されました。前回に続き、会議の無駄についてです。
よい会議とはどのようなものか。その会議で何が決まったか1枚の紙にまとめてあれば、ひとまず合格です。それがない会議は、まあ無駄な会議でしょう。
意見が出ない会議も多いです。それは、各課で事務分掌がはっきりしているので、ほかの課の仕事に口をはさむのは、憚られるのです。参加者は「意見はあるのですが、その場では黙っていました」となります。このような会議は、開いても無駄ですね。

そして、「会議が無駄」のほかに、「会議の無駄」があります。会議の準備のために、多大な労力が費やされることです。資料作りや日程調整です。
会議で何かを決めることが目的なのに、会議に行き着くまでで「倒れてしまう」のです。皆さんも、心当たりがあると思います。

私が最も悪いと思うことは、資料作りにヘトヘトになって、しかし会議の結論を紙に残さないことです。
いえ、会議中に後ろの席で大勢の職員が、熱心にメモを取っています。しかし、それは公式な結論として使えないのです。
各人が、自分の立場と興味で書いています。書いた人によって、内容が違ってきます。また、出た発言をメモしているだけでは、結論を書き取ったことにならないのです。このような使えないメモ取りは、時間の無駄です。禁止しましょう。

今回の内容は、次の通り。
有意義な会議かどうかの判定、意見が出る会議、会議の無駄、会議資料作りの無駄、会議日程の決定の無駄。