カテゴリー別アーカイブ: 仕事の仕方

生き様-仕事の仕方

職務記述書、歴史公文書管理専門職の例

公務員の専門性向上策」(2月4日)で、藤田由紀子教授の発言を紹介しました。
・・・また「大部屋主義」と呼ばれる集団的執務体制の伝統により、職務記述書が作成される慣行もないため、各職員の職務や責任が曖昧で、その専門性も「暗黙知」とされてきた・・・

国立公文書館は、歴史公文書等の管理に携わる専門職について、職務基準を作っているそうです。「アーキビストの職務基準書
見ていただくと、職務の内容が、選別・収集、保存、利用などの分類され、それに対応して、必要な知識や技術が並んでいます。
なるほど。今後、このような職務記述書が増えていくでしょう。

進退伺いと辞表

マティス国防長官の辞任」の続きです。長官の書簡を見て、「進退伺い」と「辞表」の違いを考えました。
辞表は、組織を辞める時に、上司に提出します。自己都合だったり、問題を起こした際の責任をとってです。私も、政府から自治体に出向する際、あるいは戻る際に、何度も書きました。雇い主が替わるので、前の雇い主に辞表を出します。事務次官を退職する際も書きました。

それに対し、進退伺いは、多くの場合、問題を起こした際に、自らの処分を上司の判断に委ねるのです。
ところが、進退伺いを書くのに、もう一つの場合があります。それは、自分は間違ったことはしていない、しかし上司と意見が合わないので、自らの進退を上司に委ねるのです。マティス国防長官の書簡は、後者に当たると思います。もっとも、この書簡が出る前に、トランプ大統領が長官を首にすることを公表したので、厳密な「伺い」ではありません。

2018年12月26日の日経新聞オピニオン欄、秋田浩之・コメンテーターの「マティス氏退場 当たり前でなくなった同盟」に次のような文章があります。
・・・自分からは決して辞めないー米国防省省の元高官によると、マティス氏は今春以降、周辺にこんな決意を伝えていたという。「自分が辞めたら、大変なことになると分かっている。だから解任されない限り、政権内に踏みとどまる。修道僧のような覚悟を秘めていた」。元高官は明かす・・・

実は、私も一度、進退伺いを書いたことがあります。もう20年以上も前のことなので、書いても良いでしょう。私の場合は、国防長官ほど深刻な事態ではなかったのですが。その際に学んだことです。
困ったことは、見本がなかったことです。いまでは、インターネットなどにも、進退伺いの書式例が載っていますが。当時、人事課職員に尋ねたところ、「辞表はたくさん実例を保管していますが、進退伺いは残っていません」とのことでした。そこで、書いたことのある先輩を見つけて、指導してもらいました。

なぜ、進退伺いが残っていないか。それは、よほどのことがない限り、上司は進退伺いを受け取らない。あるいは、受け取って破り捨てるのです。だから、実例が残らないのです。
とんでもないことをしでかしたら、辞表を書くか、上司に直接お詫びして処分を待ちます。だから、そのような場合に、進退伺いを書くことはありません。

進退伺いを書くのは、マティス国防長官のように、「私は間違っていない」と主張するためです。すると、辞めることを覚悟で提出する場合と、辞める気はないけど提出する場合があります。マティス国防長官は前者です。
私が進退伺いを書いた際に、先輩に教えられたのは、「上司に受け取ってもらわないことが一つの方法だ」ということでした。それで、提出先でなく、その方の部下であり私の上司である中間の方に持って行きました。
「このようなものを持ってきては困る」とおっしゃいながら、受け取って引き出しにしまわれました。たぶんその後、提出先に相談に行ってくださり、私の書いた進退伺いは、破り捨ててくださったのでしょう。
私も、若かったですね。今なら、他の方法を考えるでしょう。

参謀と脚本家2

肝冷斎が、「仕事の進め方、参謀か脚本家か」を絵にしてくれました。肝冷斎作「モグラとニワトリ」の続編です。かなり書き込まれた力作です。
・周りのことに関心なく、ひたすら穴を掘るモグラ
・四角い部屋を丸く掃く、手抜きのひよこ。ゴミを外に捨てて、隣の犬が怒っています。
・縄張りを守ることに必死の猫。しかし、縄張りの外には、魚が落ちていても無関心です。
・上空から全体を見渡している鷹。嵐が近づいているようです。行く末を心配しています。

皆さんの周囲にも、当てはまる職員がいませんか。ひょっとして、あなたがそうですか。

 

 

 

 

 

 

 

 

仕事の進め方、参謀か脚本家か

仕事を進める場合のコツについてです。
ある課題を進める場合に、作戦を練ります。私たち役人の仕事は、相手(物でなく人)がある課題ばかりです。そして、「カネにものを言わせて」(商売の場合)とか「数の力で」(政治の場合)という手法はとれません。
相手が我が方の原案に賛成なら、難しくありません。しかし、そうでない場合の方が多いです。上司に持ち込まれる案件は、しばしばうまくいっていないので、上がってくるのです。

説明して、相手を「落とさなければ」なりません。どのように進めるか。「当たってくだけろ」は、日本軍の失敗を出すまでもなく、被害が大きい上に、よい成果は出ません。精神論や根性論では、ダメなのです。
行動する前に、進め方を練らなければなりません。軍隊を例にすると、「作戦」を作ることとそれを考える「参謀」が重要だ、と表現したらわかりやすいでしょうか。この場合は、説得する相手は「敵」です。必ずしも反対する人ばかりではないのですが。攻略すべき相手として、敵と呼びましょう。
「このように説明(攻撃)したら、たぶん相手はこのように反論(反撃)するだろうな」と模擬戦をしてみます。そして作戦を練り上げます。受験勉強だと、試験問題(の作成者)という敵に対して、「傾向と対策」で勉強します。

さて、「当方と敵」という構図はそのままにして、その「戦場」を上から見ると、別の構図が見えてきます。
すなわち、敵と味方を含めて戦場の参加者全員を、上空から見るのです。神様の立場からです。最近だと、ドローンからと言っても良いでしょう。戦争当事者でなく局外者から見ると、双方の手の内がよく見えるのです。囲碁で言う、岡目八目です。

これを、「脚本」と呼びましょう。脚本=「劇の進行の台本」を書く人を考えてください。敵も味方もあわせて全体を見る、「脚本家」の立場です。そうです、参謀を超えて脚本家になると、全体の構図がよく見えて、するべきことがわかります。
上空から両方を見ている神様からすると、それぞれの参謀の考え方は、「下手やなあ」と思うことも多いのでしょうね。

この文章は、「夢と計画と構想」(2018年8月30日)の延長として、書いてあったのです。パソコンの下書き欄で眠っていました。反省。

朝日新聞「日曜に想う」に載りました。

今朝12月30日の朝日新聞「日曜に想う」、曽我豪・編集委員の「自省と覚悟 2人の問い今も」に、私が載っています。文章は、今年お亡くなりになった仙谷由人、園田博之両先生についてです。その中で、次のような文章があります。

・・・東日本大震災が起き仙谷氏は官房副長官に就いた。官房長官、党代表代行に続く起用は「降格」人事だったが、気にするそぶりはなかった。平服で異例の認証式を済ませ、すぐさま被災者支援の難題に立ち向かった。そして支援体制づくりの事務方のとりまとめ役に起用したのが、総務官僚から自治大学校の校長に転じていた岡本全勝氏だった。
永田町の常識でいえば非常の人事である。岡本氏は麻生太郎自公政権で筆頭格の首相秘書官を務めていたのだから。だが人脈をたどり旧自治省出身で地方財政に経験の深い岡本氏に行き着き、起用にあたって麻生氏に仁義を切ったと聞いていかにも仙谷氏らしいと思った。
大災害を前に民主党も自民党もない。使える人材や知恵を総動員して対応にあたらせたいと願ったのだろう。やがて復興庁が出来、岡本氏はその事務次官になって仙谷氏の思いを受け継いでゆく・・・

仙谷官房副長官から、被災者支援の事務方責任者の指示を受けた際のことは、鮮明に覚えています。日経新聞夕刊コラムの第1回にも、その話を書きました。

なお、曽我さんの文章の結論部分について、思うことを書いておきます。
政治とは、試行錯誤の積み重ねです。前例通りなら、行政(官僚)が上手に処理します。これまでにない事態、これまでにない事件の際に、どのように対応するかで、政治の力量が問われます。
結果を出すことが必要ですが、失敗した時もそこからどれだけ学ぶかが、政治家、政党、国民の値打ちだと思います。

曽我さんの指摘の通りです。「平成の30年は危機や失敗に学んで一つずつ古い政治を手直しした歴史だった」
国民は、政権交代と災害対応を学びました。自民党も政権交代について学びました。行政も災害対応を学びました。
すると課題は、我々は何を学んでいないかです。