カテゴリーアーカイブ：著作と講演

『地方行政』連載「明るい公務員講座・中級編」の第35回「職場の無駄(3)資料作りその1」が発行されました。会議の無駄に続き、資料作りの無駄について解説しました。

資料作りに、必要以上の時間と手間をかけているというのが、今回の話です。ただし、よく見ると、資料の中身を考えるのに時間をかけているのではなく、パソコンで文書にすることに時間をかけ過ぎているのです。活字の字体は何にするか、大きさはどうするか、一行に何文字入れるか・・・。
もっといけないのは、パワーポイントです。色を変えたり、矢印を多用したり。本人は分かるのでしょうが、読む方はその矢印が何の意味か分かりません。時系列か、因果関係か、単なる関係があるのか。
本来何を伝えたいかを忘れて、技巧に走ります。それも、何枚も作って。「1枚で報告せよ。簡潔な文章で」という私の主張に反します。パワーポイントは、紙芝居の道具です。社内資料にパワーポイントを使うことを禁止している会社もあります。

パソコンで資料作りに時間をかけることが、残業につながっています。パソコンがない時代は、こんなことに時間をかけませんでした。パソコンは、業務の効率化のために導入したのに、資料づくりに関しては、逆に労働強化になってしまいました。職員が抵抗してもよかったのに、喜んでパソコンに取り組んだのです。
そしてこの無駄に、多くの職員が気がついていません。本人は、一生懸命仕事に打ち込んでいると満足しているのです。
今回の内容は次の通り。
パソコンで便利になった、機械化が招く労働強化、書式を決めておく、パワーポイントを使うな、庁内説明資料と住民広報資料は別。

今日は、午前中は福島復興局で一仕事。
それを終えて、裏磐梯で開かれている国際研修交流協会の国際セミナーに、基調講演に行ってきました。最近は、毎年呼ばれています。今年は、福島の現状とこれからに絞って、スライドを使ってお話ししました。
今年も、イヤホンで同時通訳の英語を聞きながら、通訳が終わるのを確認しながら、次の話をしました。

今週は、茨城県境町、奈良県橿原市、福島県裏磐梯と、3か所で講演をしました。よく頑張りました。しかし、出張を重ねていると、雑事が片付きません。

今日8月30日は、奈良県市議会議長会に呼ばれて、議員研修会の講師に行ってきました。
今日の主題は、東日本大震災への対応と議会の役割です。発災直後にさかのぼって、事態の推移と国が何をしたか、そして私が何をしたか何を考えたかを、スライドを使ってお話ししました。100人を超える議長や議員が、熱心に聞いてくれました。
昨晩も茨城県で講演会があり、明日も東京で仕事があるので、早起きをして日帰りで行ってきました。

『地方行政』連載「明るい公務員講座・中級編」の第34回「職場の無駄(2)会議その２」が発行されました。前回に続き、会議の無駄についてです。
よい会議とはどのようなものか。その会議で何が決まったか1枚の紙にまとめてあれば、ひとまず合格です。それがない会議は、まあ無駄な会議でしょう。
意見が出ない会議も多いです。それは、各課で事務分掌がはっきりしているので、ほかの課の仕事に口をはさむのは、憚られるのです。参加者は「意見はあるのですが、その場では黙っていました」となります。このような会議は、開いても無駄ですね。

そして、「会議が無駄」のほかに、「会議の無駄」があります。会議の準備のために、多大な労力が費やされることです。資料作りや日程調整です。
会議で何かを決めることが目的なのに、会議に行き着くまでで「倒れてしまう」のです。皆さんも、心当たりがあると思います。

私が最も悪いと思うことは、資料作りにヘトヘトになって、しかし会議の結論を紙に残さないことです。
いえ、会議中に後ろの席で大勢の職員が、熱心にメモを取っています。しかし、それは公式な結論として使えないのです。
各人が、自分の立場と興味で書いています。書いた人によって、内容が違ってきます。また、出た発言をメモしているだけでは、結論を書き取ったことにならないのです。このような使えないメモ取りは、時間の無駄です。禁止しましょう。

今回の内容は、次の通り。
有意義な会議かどうかの判定、意見が出る会議、会議の無駄、会議資料作りの無駄、会議日程の決定の無駄。

今日は、職員自主勉強会に呼ばれて、茨城県境町に行ってきました。17：45からの研修会です。75人もの職員が、終業後に集まって、話を聞いてくれました。
依頼の趣旨は、私の経験を踏まえた後輩公務員への助言です。拙著『明るい公務員講座』の記述を基本としながら、私の苦労と仕事の仕方を、お話ししました。
公務員の中でも、普通の人よりたくさんの経験をして、人一倍苦労したというのが、私の「売り」です。それを振り返り、皆さんの参考になることをお話ししました。

あまり堅苦しくなるのもいかがかと思い、笑ってもらえるように話しました(これはいつものことですが）。
皆さん熱心に1時間、居眠りもせずに聞いてくれました。終業後に研修会に集まるということだけでも、その熱心さが分かります。
早速、電子メールで、参加者の感想文を送られてきました。私の趣旨が通じているようで、うれしいです。