カテゴリーアーカイブ：著作と講演

『地方行政』連載「明るい公務員講座・中級編」の第38回「発想の改革(1)目標と時間の管理」が発行されました。前回まで、職場の3大無駄を解説しました。あなたにも、思い当たるところがあったでしょう。居眠りやおしゃべりをして仕事をさぼっているのと違い、この3大無駄は、一見仕事をしているように見えます。そこが、深刻なのです。
反対に、効率的に仕事が進む例として、議会答弁案を取り上げました。あと3時間で、答弁案を作らなければならない場合、無駄なことをしている暇はありません。会議を開いていたり、パワーポイントで資料作りに時間をかけたりしている余裕はありません。
締めきりが決まれば、効率的に仕事が進みます。そして、丁寧な資料を作っても、締めきり時間に間に合わないと、意味がないのです。少しくらい出来ばえに不満でも、提出しなければなりません。
この反対が、締めきりを決めずに仕事をする「ダラダラ作業」であり、退庁時間を決めずに仕事を続ける「ダラダラ残業」です。

今回の内容は、次の通り。
仕事の仕方を見直す、三大無駄の罪、締めきりが決まれば仕事は進む、生産性は目標と時間の管理、積み上げでなく割り付け。

『地方行政』連載「明るい公務員講座・中級編」の第37回「職場の無駄(5)パソコン」が発行されました。
職場の無駄の第一は会議、第二は資料の作り込み、そして第三はパソコンです。電子メールとインターネットです。
電子メールが届くと、ついつい内容を読んでしまいます。重要なものか、しょーむないものかは、読んでみないとわかりません。やっている作業が中断されます。集中している作業に復帰するのに、15分かかるのだそうです。
もう一つのインターネットは、気になったサイトを次々と見る、サーフィンです。仕事中に週刊誌を広げることは気が引けますが、ネットサーフィンは仕事をしているかのように見えるので、ついつい見てしまいます。
こう考えると、パソコンが、職場の無駄の第1位かもしれません。
この防御策は簡単です。仕事中はパソコンを閉じることです。電子メールを見るのを、1時間に一回とすることです。

今回の内容は次の通り。
電子メールの罪、相手に迷惑をかけない方法―むやみに送らない、相手に迷惑をかけない方法―表題を工夫する、仕事の邪魔をさせない、インターネットの罪、パソコンを飼い慣らす。

今日は、愛知県みよし市役所に呼ばれて、講演に行ってきました。市の管理職研修です。「明るい公務員講座＋働き方改革について話せ」とのことだったので、焦点が絞りやすかったです。
働き方改革は、いま連載で書いているところですが、管理職の意識改革なしには進みません。そして、彼らは従来の仕事の仕方で育ってきています。どこがおかしいか、気がついていないのです。あるいは、気がついていても、これまで通りが楽なので、なかなか変えることができません。その代表が、会議でしょう。無駄と分かっていながら、続けていませんか。
今日は、人事課長さんの依頼に沿って、管理職になるには脱皮が必要なこと（鬼軍曹は良い課長になれないこと）や、仕事を進める際の部下指導の仕方などを中心にお話ししてきました。もちろん、私の経験談をたくさん交えてです。忙しい総理大臣が出席する会議を、どのように管理するかなども。

みよし市は、東日本大震災の被災自治体に、職員を派遣し続けてくださっています。そのお礼も申し上げました。

今日は、おおさか市町村職員研修研究センター（マッセOSAKA）に呼ばれて、講演に行ってきました。府下の市町村職員研修です。テーマは、「ぼくたち、わたしたちもみんな新人だった～振り返ろう、公務員とは」です。
拙著『明るい公務員講座』を基本に、話して欲しいとのことでした。対象者は、20歳台から50歳台まで幅広く、話の焦点を絞るのが難しかったです。でも、このような研修に参加しようという意欲がある時点で、今日の参加者は「合格」ですよね。
私の話に対しての反応もよく、気持ちよく、そして調子に乗って話すことができました。いつものように、私の実例(失敗談や普通の公務員では経験できない話）を入れつつ、次々と「場面展開」をするので、話について来るのが大変だったかもしれません(反省)。
みなさん、さらに研鑽を積んで、仕事をこなし、出世してください。

この研修所の所長が、齊藤愼･元大阪大学教授です。地方財政の大家で、かつて大変お世話になりました。久しぶりに、ご挨拶をしてきました。

連載「明るい公務員講座・中級編」で、職場の無駄を書いています。私の経験では、会議が第1位。これは、多くの方が感じておられるでしょう。

第2位は、資料の作り込み(手間をかけすぎ)です。これは、資料の内容を考えることに時間を費やすのではなく、体裁に時間をかけることです。
特にいけないのが、パワーポイントによる資料作成です。活字の大きさと字体や色彩を変えたり、矢印の多用したりなど、職員が技巧を発揮してくれます。でも、矢印は何の意味か分からず、色彩変えたり活字の字体を変えても、読む方は見にくいだけです。あなたの苦労は意味がなく、というより、はっきり言って無駄です。
パソコンが導入され、文書作成ソフト(一太郎、ワード)や資料作成ソフト(パワーポイント)を職員が使うようになって、便利になると同時に、無駄をすることが生まれたのです。社内文書にパワーポイントを使うことを禁止している会社もあります。

第3位は、パソコンです。電子メールとインターネットです。
まず電子メールです。いつでも相手の事情を考慮することなく送ることができます。とても便利です。しかしこれが、受け取る方にとって、邪魔なのです。
電子メールが届くと、ついつい内容を読んでしまいます。重要なものかしょーむないものかは、読んでみないとわからないのです。ところが、ばらばらと届くことで、している作業が中断されます。
ある報告では、集中している作業が電子メールで中断されると、もう一度復帰するのに15分かかるのだそうです。そこまでかからないとしても、確かに思考が中断されると、元に戻すには時間がかかります。
電子メールを確認していることは仕事をしていることなので、その無駄に気づきません。この防止策は、作業中はパソコンを閉じておくことです。心配だったら、1時間おきに電子メールを確認すればよいです。

もう一つのインターネットは、分かりますよね。気になったサイトを次々と見る、サーフィンです。週刊誌を広げることは気が引けますが、ネットサーフィンは仕事をしているかのように見えるので、案外無防備に見てしまいます。管理者も娯楽のサイトは閲覧できないようにしていますが、すべてを制限することは難しいです。
キーボードを触らず、マウスだけを使っていたら、それはまずサイト閲覧で遊んでいると思ってよいでしょう。
あなたがどのようなサイトを見ているかは、機械的にすべて記録されています。自治体でも、職員に注意喚起し、さらにひどい場合は懲戒処分をしています。気をつけてください。
こう考えると、パソコンが、職場の無駄の第1位かもしれません