今日は、愛知県みよし市役所に呼ばれて、講演に行ってきました。市の管理職研修です。「明るい公務員講座＋働き方改革について話せ」とのことだったので、焦点が絞りやすかったです。
働き方改革は、いま連載で書いているところですが、管理職の意識改革なしには進みません。そして、彼らは従来の仕事の仕方で育ってきています。どこがおかしいか、気がついていないのです。あるいは、気がついていても、これまで通りが楽なので、なかなか変えることができません。その代表が、会議でしょう。無駄と分かっていながら、続けていませんか。
今日は、人事課長さんの依頼に沿って、管理職になるには脱皮が必要なこと（鬼軍曹は良い課長になれないこと）や、仕事を進める際の部下指導の仕方などを中心にお話ししてきました。もちろん、私の経験談をたくさん交えてです。忙しい総理大臣が出席する会議を、どのように管理するかなども。
みよし市は、東日本大震災の被災自治体に、職員を派遣し続けてくださっています。そのお礼も申し上げました。
今日は、おおさか市町村職員研修研究センター（マッセOSAKA）に呼ばれて、講演に行ってきました。府下の市町村職員研修です。テーマは、「ぼくたち、わたしたちもみんな新人だった～振り返ろう、公務員とは」です。
拙著『明るい公務員講座』を基本に、話して欲しいとのことでした。対象者は、20歳台から50歳台まで幅広く、話の焦点を絞るのが難しかったです。でも、このような研修に参加しようという意欲がある時点で、今日の参加者は「合格」ですよね。
私の話に対しての反応もよく、気持ちよく、そして調子に乗って話すことができました。いつものように、私の実例(失敗談や普通の公務員では経験できない話）を入れつつ、次々と「場面展開」をするので、話について来るのが大変だったかもしれません(反省)。
みなさん、さらに研鑽を積んで、仕事をこなし、出世してください。
この研修所の所長が、齊藤愼･元大阪大学教授です。地方財政の大家で、かつて大変お世話になりました。久しぶりに、ご挨拶をしてきました。
連載「明るい公務員講座・中級編」で、職場の無駄を書いています。私の経験では、会議が第1位。これは、多くの方が感じておられるでしょう。
第2位は、資料の作り込み(手間をかけすぎ)です。これは、資料の内容を考えることに時間を費やすのではなく、体裁に時間をかけることです。
特にいけないのが、パワーポイントによる資料作成です。活字の大きさと字体や色彩を変えたり、矢印の多用したりなど、職員が技巧を発揮してくれます。でも、矢印は何の意味か分からず、色彩変えたり活字の字体を変えても、読む方は見にくいだけです。あなたの苦労は意味がなく、というより、はっきり言って無駄です。
パソコンが導入され、文書作成ソフト(一太郎、ワード)や資料作成ソフト(パワーポイント)を職員が使うようになって、便利になると同時に、無駄をすることが生まれたのです。社内文書にパワーポイントを使うことを禁止している会社もあります。
第3位は、パソコンです。電子メールとインターネットです。
まず電子メールです。いつでも相手の事情を考慮することなく送ることができます。とても便利です。しかしこれが、受け取る方にとって、邪魔なのです。
電子メールが届くと、ついつい内容を読んでしまいます。重要なものかしょーむないものかは、読んでみないとわからないのです。ところが、ばらばらと届くことで、している作業が中断されます。
ある報告では、集中している作業が電子メールで中断されると、もう一度復帰するのに15分かかるのだそうです。そこまでかからないとしても、確かに思考が中断されると、元に戻すには時間がかかります。
電子メールを確認していることは仕事をしていることなので、その無駄に気づきません。この防止策は、作業中はパソコンを閉じておくことです。心配だったら、1時間おきに電子メールを確認すればよいです。
もう一つのインターネットは、分かりますよね。気になったサイトを次々と見る、サーフィンです。週刊誌を広げることは気が引けますが、ネットサーフィンは仕事をしているかのように見えるので、案外無防備に見てしまいます。管理者も娯楽のサイトは閲覧できないようにしていますが、すべてを制限することは難しいです。
キーボードを触らず、マウスだけを使っていたら、それはまずサイト閲覧で遊んでいると思ってよいでしょう。
あなたがどのようなサイトを見ているかは、機械的にすべて記録されています。自治体でも、職員に注意喚起し、さらにひどい場合は懲戒処分をしています。気をつけてください。
こう考えると、パソコンが、職場の無駄の第1位かもしれません
今日は、日本財政学会で報告するために、立教大学(池袋)に行ってきました。私の出番は、分科会Cー3「東日本大震災復興の現段階」です。このようなテーマを取り上げてくださることは、ありがたいことです。
今回の災害では、町を造り替える(高台移転やかさ上げ)必要があったこと。そのために住民の話し合いが必要であったこと。またインフラの復旧だけでは暮らしは戻らず、産業やコミュニティの再建が必要だったこと、をお話ししました。
財政学会ですが、予算だけでは実現できないことに焦点を当てて、お話ししました。皆さん、その点については納得いただいているようです。課題は、ではどのような手法で実現するかです。被災地では、その試行錯誤をしているのです。
旧知の先生方や記者さんと、挨拶を交わしてきました。
『地方行政』連載「明るい公務員講座・中級編」の第36回「職場の無駄(4)資料作りその2」が発行されました。前回、パソコンが配備されたことで、資料作りの無駄が生まれたことを説明しました。特に、パワーポイントで、色や図形を工夫すること、そして矢印を使うことが、無用な時間を費やしているとお話ししました。
今回は、資料作りに時間がかかると言っても、実は資料の内容を考えることに時間をかけているのではなく、体裁に時間をかけていることを指摘しました。この指摘に、耳が痛い方もいるでしょう。
職員がダラダラ仕事をしていても、人件費はかかっています。大まかに言って、公務員一人あたりの人件費（給与のほかに退職金なども含めたもの）は約8百万円。それに電気代などを含めて年間1千万円ほどかかるとすると、1日で4万円、1時間で5千円かかっています。あなたが技巧に走っている間にも、税金を無駄遣いしているのです。
そして、課長として注意しなければならないことは、不要な資料を職員に作らせないことです。
今回の内容は、次の通り。
体裁に時間をかけるな、時間はコストを伴う、不要な資料を作らせない。