拙著『明るい公務員講座』で、仕事の管理は工程表で行い、時間の管理は日程表で行うことをお勧めしました。多くの人は、手帳で日程を管理しているでしょう。
私も、仕事については、秘書が日程表を作ってくれますが、私生活を含めて手帳で日程を管理しています。

で、手帳を見る際には、2つの観点から見ます。
まずは、書き込んである「業務の予定」です。書かれているのは、会議であったり、面談であったり、講義です。わたしにとっては、それが重要なのではなく、「次は、この準備をしなければならないな」と心構えをするためです。
「しなければいけないこと一覧」は別途作ってあるのですが、時間軸の中で準備作業の優先順位をつけなければなりません。これは、秘書に任せることはできません。

すると、手帳を眺めるもう一つの観点は、どこで自分の時間を確保するかです。手帳に書き込まれている「業務」でなく、書き込みがない白紙の時間を見るのです。「この時間帯に、あれを片付けよう」、「この準備は、この時間帯ででやるか」とです。
すると、手帳を見る際には、書き込みのある黒い部分でなく、書き込みのない白い部分が重要になります。
1日に何度か、このような視点から、手帳を眺めています。

勤務時間中だけ「労働を売っている仕事」なら、勤務時間そしてそのうちの業務の時間だけ、席に着いて仕事をしておれば良いのでしょう。しかし、企画立案を含む事務職では、そうはいきません。会議にしても、その時間帯に出席すれば良いのではなく、そのための準備が重要なのです。
すると、入っている予定の時間が重要な人と、入っている予定の時間の前の空き時間が重要な人に別れます。
学生も、授業時間に出席するだけではなく、その前と後の自習や、空いている時間に何をするかが重要になります。