『地方行政』連載「明るい公務員講座・中級編」の第37回「職場の無駄(5)パソコン」が発行されました。
職場の無駄の第一は会議、第二は資料の作り込み、そして第三はパソコンです。電子メールとインターネットです。
電子メールが届くと、ついつい内容を読んでしまいます。重要なものか、しょーむないものかは、読んでみないとわかりません。やっている作業が中断されます。集中している作業に復帰するのに、15分かかるのだそうです。
もう一つのインターネットは、気になったサイトを次々と見る、サーフィンです。仕事中に週刊誌を広げることは気が引けますが、ネットサーフィンは仕事をしているかのように見えるので、ついつい見てしまいます。
こう考えると、パソコンが、職場の無駄の第1位かもしれません。
この防御策は簡単です。仕事中はパソコンを閉じることです。電子メールを見るのを、1時間に一回とすることです。
今回の内容は次の通り。
電子メールの罪、相手に迷惑をかけない方法―むやみに送らない、相手に迷惑をかけない方法―表題を工夫する、仕事の邪魔をさせない、インターネットの罪、パソコンを飼い慣らす。
連載「明るい公務員講座・中級編」で、職場の無駄を書いています。私の経験では、会議が第1位。これは、多くの方が感じておられるでしょう。
第2位は、資料の作り込み(手間をかけすぎ)です。これは、資料の内容を考えることに時間を費やすのではなく、体裁に時間をかけることです。
特にいけないのが、パワーポイントによる資料作成です。活字の大きさと字体や色彩を変えたり、矢印の多用したりなど、職員が技巧を発揮してくれます。でも、矢印は何の意味か分からず、色彩変えたり活字の字体を変えても、読む方は見にくいだけです。あなたの苦労は意味がなく、というより、はっきり言って無駄です。
パソコンが導入され、文書作成ソフト(一太郎、ワード)や資料作成ソフト(パワーポイント)を職員が使うようになって、便利になると同時に、無駄をすることが生まれたのです。社内文書にパワーポイントを使うことを禁止している会社もあります。
第3位は、パソコンです。電子メールとインターネットです。
まず電子メールです。いつでも相手の事情を考慮することなく送ることができます。とても便利です。しかしこれが、受け取る方にとって、邪魔なのです。
電子メールが届くと、ついつい内容を読んでしまいます。重要なものかしょーむないものかは、読んでみないとわからないのです。ところが、ばらばらと届くことで、している作業が中断されます。
ある報告では、集中している作業が電子メールで中断されると、もう一度復帰するのに15分かかるのだそうです。そこまでかからないとしても、確かに思考が中断されると、元に戻すには時間がかかります。
電子メールを確認していることは仕事をしていることなので、その無駄に気づきません。この防止策は、作業中はパソコンを閉じておくことです。心配だったら、1時間おきに電子メールを確認すればよいです。
もう一つのインターネットは、分かりますよね。気になったサイトを次々と見る、サーフィンです。週刊誌を広げることは気が引けますが、ネットサーフィンは仕事をしているかのように見えるので、案外無防備に見てしまいます。管理者も娯楽のサイトは閲覧できないようにしていますが、すべてを制限することは難しいです。
キーボードを触らず、マウスだけを使っていたら、それはまずサイト閲覧で遊んでいると思ってよいでしょう。
あなたがどのようなサイトを見ているかは、機械的にすべて記録されています。自治体でも、職員に注意喚起し、さらにひどい場合は懲戒処分をしています。気をつけてください。
こう考えると、パソコンが、職場の無駄の第1位かもしれません
『地方行政』連載「明るい公務員講座・中級編」の第36回「職場の無駄(4)資料作りその2」が発行されました。前回、パソコンが配備されたことで、資料作りの無駄が生まれたことを説明しました。特に、パワーポイントで、色や図形を工夫すること、そして矢印を使うことが、無用な時間を費やしているとお話ししました。
今回は、資料作りに時間がかかると言っても、実は資料の内容を考えることに時間をかけているのではなく、体裁に時間をかけていることを指摘しました。この指摘に、耳が痛い方もいるでしょう。
職員がダラダラ仕事をしていても、人件費はかかっています。大まかに言って、公務員一人あたりの人件費（給与のほかに退職金なども含めたもの）は約8百万円。それに電気代などを含めて年間1千万円ほどかかるとすると、1日で4万円、1時間で5千円かかっています。あなたが技巧に走っている間にも、税金を無駄遣いしているのです。
そして、課長として注意しなければならないことは、不要な資料を職員に作らせないことです。
今回の内容は、次の通り。
体裁に時間をかけるな、時間はコストを伴う、不要な資料を作らせない。
『地方行政』連載「明るい公務員講座・中級編」の第35回「職場の無駄(3)資料作りその1」が発行されました。会議の無駄に続き、資料作りの無駄について解説しました。
資料作りに、必要以上の時間と手間をかけているというのが、今回の話です。ただし、よく見ると、資料の中身を考えるのに時間をかけているのではなく、パソコンで文書にすることに時間をかけ過ぎているのです。活字の字体は何にするか、大きさはどうするか、一行に何文字入れるか・・・。
もっといけないのは、パワーポイントです。色を変えたり、矢印を多用したり。本人は分かるのでしょうが、読む方はその矢印が何の意味か分かりません。時系列か、因果関係か、単なる関係があるのか。
本来何を伝えたいかを忘れて、技巧に走ります。それも、何枚も作って。「1枚で報告せよ。簡潔な文章で」という私の主張に反します。パワーポイントは、紙芝居の道具です。社内資料にパワーポイントを使うことを禁止している会社もあります。
パソコンで資料作りに時間をかけることが、残業につながっています。パソコンがない時代は、こんなことに時間をかけませんでした。パソコンは、業務の効率化のために導入したのに、資料づくりに関しては、逆に労働強化になってしまいました。職員が抵抗してもよかったのに、喜んでパソコンに取り組んだのです。
そしてこの無駄に、多くの職員が気がついていません。本人は、一生懸命仕事に打ち込んでいると満足しているのです。
今回の内容は次の通り。
パソコンで便利になった、機械化が招く労働強化、書式を決めておく、パワーポイントを使うな、庁内説明資料と住民広報資料は別。
『地方行政』連載「明るい公務員講座・中級編」の第34回「職場の無駄(2)会議その２」が発行されました。前回に続き、会議の無駄についてです。
よい会議とはどのようなものか。その会議で何が決まったか1枚の紙にまとめてあれば、ひとまず合格です。それがない会議は、まあ無駄な会議でしょう。
意見が出ない会議も多いです。それは、各課で事務分掌がはっきりしているので、ほかの課の仕事に口をはさむのは、憚られるのです。参加者は「意見はあるのですが、その場では黙っていました」となります。このような会議は、開いても無駄ですね。
そして、「会議が無駄」のほかに、「会議の無駄」があります。会議の準備のために、多大な労力が費やされることです。資料作りや日程調整です。
会議で何かを決めることが目的なのに、会議に行き着くまでで「倒れてしまう」のです。皆さんも、心当たりがあると思います。
私が最も悪いと思うことは、資料作りにヘトヘトになって、しかし会議の結論を紙に残さないことです。
いえ、会議中に後ろの席で大勢の職員が、熱心にメモを取っています。しかし、それは公式な結論として使えないのです。
各人が、自分の立場と興味で書いています。書いた人によって、内容が違ってきます。また、出た発言をメモしているだけでは、結論を書き取ったことにならないのです。このような使えないメモ取りは、時間の無駄です。禁止しましょう。
今回の内容は、次の通り。
有意義な会議かどうかの判定、意見が出る会議、会議の無駄、会議資料作りの無駄、会議日程の決定の無駄。