カテゴリー別アーカイブ: 仕事の仕方

生き様-仕事の仕方

走りながら考える

課題に取り組む際、普通は、現状を把握し、問題点を整理し、対策を考え、優先順位をつけて進めるでしょう。そして、過去の経緯を勉強し、関連した情報を集め・・とです。私は、常々そうするように、特に全体像を把握するように心がけています。
ところが、これは理想像なのですよね。再チャレンジについても、職員の分担を決め、この流れを指示しました。しかし、現実はそれを許してくれません。急ぎの案件が飛び込んできて、その処理に追われるのです。すると、その作業を優先し、そこから関連施策を勉強することになります。走りながら考えるという状態になります。それはそれで、忙しい日々になるのですが、良く注意していないと、ランダムに発生する課題の処理に追われ、全体的戦略がおろそかになるのです。(2006年10月21日)

日経新聞私の履歴書は、1日から、江崎玲於奈さんです。ノーベル賞を取るために、してはいけない5か条が、紹介されています。
1 いままでの行きがかりに、とらわれてはいけない。しがらみという呪縛を解かない限り、思い切った創造性の発揮は望めない。
2 教えはいくら受けても良いが、大先生にのめり込んではいけない。権威の呪縛にはまる。
3 無用ながらくた情報に、惑わされてはいけない。20ワットで動作する頭脳の能力を考え、選択された必須の情報だけを処理すること。
4 自分の主張を貫くためには、戦うことを避けてはいけない。
5 子どものような好奇心と初々しい感性を、失ってはいけない。
また、私たちの知的能力は二つあり、ものごとを理解し判断する分別力は、20歳では零で、毎年増加し、70歳で100に達する。もう一つの、新しいアイデアを生み出す創造力は、逆に20歳で100、70歳で零になってしまう。その交点が45歳で、両者が触発されると大きな仕事ができる。

行政の失敗と再発防止

プールの吸水口に小学生が吸い込まれ、死亡する事故がありました。痛ましい事故です。子供を持つ親としても、やりきれません。このような事故は、数年前にもありました。なのに、なぜ防げなかったのでしょうか。素人が考えても、事前に確認する、網戸のようなふたを二重にしておけば、防げたはずです。避けられない事故とは思えません。
先日から、NHK教育テレビ「知るを楽しむ」8~9月の月曜日番組、畑村洋太郎先生の「だから失敗は起こる」を読んでいました。放送は、7日からですが、テキストは既に発売されています。先生は「失敗学」の創始者です。読んでいて、なるほどと思うことが多いです。
私も、行政管理の分野では失敗学の「泰斗」である、正確には「失敗が起きたときのお詫びの王者」であると、自負しています。自分が起こした失敗の他に、管理職になってからのお詫びは数えきれません。鹿児島県税務課長時代の課税額間違い(もちろん過大課税でしかられました)、富山県総務部長時代の談合、カラ出張、調査ミスなどなど。この時は、1年間に4回お詫びの記者会見をしました。記録保持者と思います。こんなこと、自慢になりませんが。
大きく新聞やテレビで取り上げられ、頭を下げた写真と記事を大切に保管してあります。自分が下げているはげ頭を見るのは、楽しいことではありません。でも、だからこそ、いつも思い出しては、教訓にしています。それぞれの事案が、私を育ててくれました。幸いなことに、人身事故ではなかったので、こんなことを言えるのですが。
再発防止のために、処分・制度改正のほかに、記録として残したりしました(「富山県庁の挑戦-私の行政改革論」1998年、富山県職員研修所)。部下が起こした失敗は、受動的な責任です。でも、同じことを2度起こしたら、管理者である私の責任です。
先輩の成功事例よりも、失敗事例の方が、よい教材になります。そう思って、できる限り明らかにし、記録しました。役所の失敗は、パターンが限られています。職員が起こすことですから、そんなに珍しいことは起きません。大半は、「組織の病気」です。もたれ合い、無責任、引き継ぎの失敗などなど。本当に些細なことで起きます。
当時の教訓は、「隠すことは、もっともいけない」です。人間、できれば都合の悪いことは隠したいものです。でも、そんなことに限って、必ずばれます。天網恢々、疎にして漏らさず。また、上司がそんな気でいると、職員の間にも「隠しておこう」という意識が生まれます。それが一番怖いのです。
また、「二度とこのようなことがないように・・」と皆さんおっしゃいますが、私はそれではだめだと思います。もちろん人身事故などは、二度と起こしてはいけません。また、そのような心構えも必要です。が、小さなミスはしょっちゅう起こります。例えば、印刷ミスとかです。それらすべてについて、本当に二度と再発しないようにするには、すごい費用と労力が必要です。それは、費用対効果の面で、不可能です。職員が何人残業しても、足りません。「人間は失敗を犯すもの」なのです。再発防止策をとったあと、もし起こったらどうするか、その前提の下に、対策を考えるべきです。
機会があれば、後輩のために、「行政での失敗学」を書きたいと思っています。畑村先生には、このほかにも失敗学の本がいくつもあります。管理職の方は、ぜひお読みください。(8月2日)
これに関して、プロ野球・野村監督の言葉を思い出しました。「野球に、ふしぎな勝ちはあるけど、ふしぎな負けはない」という趣旨の言葉です。行政の失敗にも、ふしぎな失敗ってないのですよね。原因を調べると、必ず「なーんだ、こんなことか」というのがあります。

今日は、「田村交付税課長を囲む会」に行ってきました。平成4年、田村課長、岡本補佐と一緒に仕事をした、交付税課メンバーの集まりです。今から思うと、とんでもない過酷な職場でした。夜の12時頃に職員が「今日は早く帰らせてもらいます」と言ったとか(誇張ですが)。交付税の算定が終わって、夜に富士山に登って途中道に迷ったのも、この時です。
その原因は、ただでさえ忙しいのに、ふるさと創生、公共投資基本計画、シルバープランなど、次々と交付税措置が増えたのです。もっとも、それに輪を掛けたのは、国会議員からたくさん質問をもらってきたり、次々と仕事を引き受けた岡本補佐にあります。でも、田村課長の人徳で、毎回大勢の人が集まります。話題は、当時の課長補佐が、いかにむちゃくちゃだったかです(反省)。なぜか、この話で盛り上がるんですよね。
土曜の午後に指示を出し、月曜日の朝宿題ができていない職員に対し、「昨日休んだだろう」と詰問し、午後には、「まだか~、さっき昼飯を食っただろ」と聞き、火曜日には「昨日寝ただろう」と攻めた話は有名です。「忙しいから、返事は短く。ただし、全勝は民主的だから、決めつけはしない。次のどちらかを選んで良いから。一つはもちろん『はい』。もう一つの選択肢は『わかりました』だ」と、言ったこともありました。うーん、ひどい話ですねえ。
ある職員は、「はいはいはい、わかりましたよ~」と反抗していました。その彼も、今は某県の総務部長です。私のマスコット人形を夜のうちに壊しておいて、「どうして壊れたのですかね」ととぼけていた職員も、某県総務部長。いろんな指示に、「え~、本当ですかあ~」と、はぐらかしていた職員は、一人は総務省の室長、もう一人は課長補佐、もう一人は某市の財政部長です。きっと、私を反面教師にして、よい管理職になっているでしょう。
でも、一人も事故者を出すことなく、今もみんなで、楽しくあのころのことを話題にできます。小さな「プロジェクトX」だと思っています。

12日の日経新聞夕刊「人間発見」は、草刈隆郎日本郵船会長の若き日です。ロンドン駐在時代に、大きな失敗をされたそうです。「当時としてはかなりの大金で、『これでクビかな』と青ざめました。結局、罰則はなかったのですが、今も郵船の業務失敗の事例集に『カラジョージス事件』として載っています」。
先輩の成功談や武勇伝も良いのですが、失敗事例集はもっと後輩に役立ちますよね。役所には、失敗事例集を持っている所って、あるのでしょうか。普通は、失敗は隠すこととされ、記録に残らないのです。失敗を書いて残す組織は強いでしょう。私の個人的な失敗は、「明るい係長講座」に書きました。

文書整理=廃棄

29日の日経新聞別冊は「書類整理し、机すっきり」を載せていました。仕事の書類を分類すると、捨てられるもの5割、捨てられないが手元に置いておかなくてもよいものが3割、残った2割が手元に置いておいた方がいいもの、という「5対3対2の法則」を紹介しています。半年過ぎた文書を見る確率は10%、1年過ぎた文書を見る確率は1%という、アメリカ政府の調査結果も。
複写機のなかった時代を想像すれば、多くの文書(複製)は持つ必要がないですよね。鹿児島県の文書課長時代に、文書廃棄運動をしました。県庁から運び出した文書の量は、厚さにして(大きさを問わず)20キロメートルを超えたと記憶しています。皆さんの事務所でも、会計課に行って、年間のコピー用紙購入枚数を調べてください。膨大な量です。それと同じ分量を捨てないと、事務所はパンクします。職員が文書を見る時間は増えません。とすると、増えた文書は積み上げられ、化石となるのです。と書いていて、自らも反省。

書類整理

今日は、執務室の書類片付けをしました。油断すると、数日のうちに総務課長席は書類に埋もれてしまいます。本業関係の書類の整理は簡単です。決裁はたくさん来ますが、ほとんどはサインして終わり。いくつかは、疑問点を確認してお持ち帰りいただけば済みます。決裁書類はたまりません。そのほかに、課長が持たなければならない書類は、まずありません。担当者がいるので、その人に返せばいいのです。
問題は、勉強のために取ってある資料・新聞切り抜きのたぐいです。原稿を書いたり、自分の勉強のために、関心ある記事や資料を取っておく癖があります。かつては、数ヶ月に一度、部門別に分類していました、最近は、このHPに載せたものは袋に入れて、一件落着としています。保存してありますが、たぶん再度見ることはないでしょう。それ以外の、政治・行政・経済・社会・文明論・国際政治・官僚関係の記事などが困るのです。しばらく時間が経つと「鮮度が薄れて」、捨てる気になるものがあります。これはその段階で処分。残ったものは、分類して封筒に整理しておきます。原稿を書いたりするときのために。もっとも、いつになるかわかりませんが。時々整理しては、「オッ、こんないい議論もあったな」と反省します。
今日はその他に、ここ数年間分の講演会や講義の資料を、一気に捨てました。段ボール箱1箱分です。まあ、よくもこれだけしゃべりに行っていたものだと、自分で感心しました。こんなところも行ったよな、こんなこともしゃべたんだ、こんな資料も使っていたな・・。これらを捨てることも、思い出を捨てるようなものですね。でも、そんなことは言っておられないので、これも思い切って捨てる。でも、今日一日でできたのは、部屋にある資料の3分の1ほどでした。今日は夕方からは一橋で講義、そのあと別の懇親会。あすは、大阪市立大学で講演会です。職員曰く「課長、本業は何ですか?」「うーん、なんだろうね」

組織論

(上からの割付方式)
私の研究テーマの一つに、組織論があります。日々の仕事のなかで、次々と考えさせられる問題が生じます。今日は、「下からの積み上げ方式」と「上からの割付方式」について述べましょう。
どの役所でもあると思いますが、国会(議会)答弁をどの課が書くかで、もめることがあるでしょう。これまでにない質問や複数の課にまたがる質問だと、関係課同士で、譲り合い(押し付け合い)をするのです。これを、下からの積み上げ方式でやっていては、いつまでたってもけりがつきません。早く結論を出すためには、上からの割付方式(より上位のものが担当課、担当者を決めること)が良いのです。
割付方式の場合には、最も良い答弁を早く書ける課に、答弁作成を割り付ければいいのです。このことは、明るい係長講座中級編に、体験談を交えて書きました。
役所としては回答しなければならないけれど、担当する適当な部署がないことも、まま生じます。それは、各課の編成(所掌事務の割付)が時代に合っていないか、あるいはこれまでにない問題が生じたからです。それをこれまでの各課で議論していても、引き受けるところがないのは当たり前です。このような場合に、「積み上げ方式」は役に立たないのです。役所の縦割り組織(各課の編成)は、既存テーマについては積み上げ方式で機能を発揮しますが、これまでにないテーマの場合はそれでは機能しないのです。割付方式で、ある課に割り付けてあげないといけないのです。
組織内での意志決定方法として、「ボトムアップ方式とトップダウン方式」の対比があります。これはあるテーマについての意志決定の方法についてですが、私の言う「積み上げ方式と割付方式」は、同じことを組織論として述べています。
(上司の仕事)
これに関連してもう一つ、「誰が書くか」という問題があります。各課が答弁作成を拒否するのは、担当者が今までに書いたことがない質問だったり、回答が難しい質問だからです。すると、それ以上課員に対し書くことを強要しても、良い答えが出るとは思えません。その場合は、誰か上司のしかるべき人が書くべきでしょう。
ここには、二つの課題が含まれています。これまでにない問題である場合は、下位の職員が書くと良い答えにならない。その場合は、上司が筆を取るべきであること。もう一つは、各課にまたがる課題なら、それぞれの課が書いても良い答えにならない。その場合は、その両課を所管する上司が書けば良い答えになるということです。課長になったら、自分ではペンを持たず部下の書類にノーを言うだけ、というのは間違った考えだと私は思います。
(何でも屋が必要)
もう一つ、そのような運用改善だけでは、解決できない問題もあります。どうしても、引き受け手のない問題の場合です。そのような場合には、誰も引き受けない問題を引き受ける部署を作っておく必要があります。総務課とか企画部は、そのようなときに機能を発揮します。
上司の立場から見ると、早く良い答弁を書いてくれることが良い結論であり、それが良い組織なのです。これは、関係職員にとっても同じです。みんな早く帰って寝たいのですから。「上からの割付方式」とは、そのような観点から見た組織論です。