資料整理

今日日曜日は職場へ行って、書類の整理。引っ越しが、28日に迫っています。平日は集中できないので、意を決して取りかかりました。同僚の中にも、同じ考えの職員がいて、書類を捨てていました。休日は職員が入ってこないので、はかどりますわ。発災の年から数年は、休日でも職員の攻撃に遭っていました(苦笑。懐かしいです)。
5年間の間に、たくさんの半封筒に入った書類がたまっています。「明るい公務員講座」で、「不要な資料は、捨てましょう」とお教えしているのに、これではダメですね(反省)。棚の中にあるので、測ると合計で2メートルほどでした。段ボール箱に4箱ほどでしょうか、たいしたことないですね。
まずは、分類です。先日も書きましたが、仕事そのもの書類は、多くないのです。いくつか手元に置きたい書類(といってもコピーです)を除いて、基本的に部下に返すことにしています。私しか持っていない書類はありません。行政文書ではない、私の考えを整理するメモや資料です。すべて捨てても良いものです。大きく分類すると、次のようなものでした。
1 仕事の進め方。その時々に、課題を整理して、今後の進め方を考えたメモが残っています。「すること」「当面の課題」「中長期の課題」といった表題がついた半封筒です。済んだものばかりですし、その結果は仕事としてできているのですから、捨ててかまいません。
私の5年間の仕事は、一つにはこれだったのですね。課題を整理し、進め方を考えることです。これは、半封筒の中身を見ると、回想にふける恐れがあるので、今日はひとまずそのままに。
2 次は、仕事関係A。例えば、企業やNPOとどのように連携するか。これを、5年間試行錯誤してきました。また、具体の実践の場である、産業再生やコミュニティ再建関係もあります。「民間との連携」「新しい行政手法」と書かれた半封筒です。これまでにない行政をどう進めるか、その考え方や具体例の資料です。
行政としての資料は担当者が持っていて、公表資料は復興庁のホームページに載せてあります。私の考えは拙著『復興が日本を変える』に書きました。そして、成果は現場で出ています。また、関係者もこの連携手法を学んでくれました。
私の試行錯誤の過程です。「こんなことをしていたんだ」と思い返しつつ、廃棄。
3 次に、講演資料。まあ、あるわあるわ。良くこれだけもしゃべりに行ったんだなと、自分で感心するほどです。英語やアラビア語のものも。一つの半封筒に、1~4か所のレジュメと資料が入っています。最近半年分を残して、廃棄。
いくつかの基本的なものは、職場で(デジタルで)保管してもらってありますし。
4 さらに、仕事関係B。Aよりは仕事と離れますが、行政のあり方を考える資料です。新聞切り抜きや、その時々に書いたメモ。これも、様々なものがたまっています。これは、自宅へ。
5 仕事関係で買った本や頂き物の本。う~ん、これも結構たまるのですよね。
だいたい分類できました。残すものだけ、箱に入れて運んでもらいましょう。