官僚機構改善論１―バックオフィスの重要性の続きです。

これまでは、バックオフィス＝事務・組織管理部門は、前線を支える後方部隊と考えられ、日が当たりませんでした。また、誰でもやれる、難しくない仕事と思われていました。
ところが、技術の進歩と社会の変化で、従来通りでは対応しきれなくなりました。

平成になってからでも、次のようなことが大きな課題になりました。
情報公開、個人情報保護、公文書管理、IT技術の発達とパソコンの配備、情報管理、サイバー攻撃対応、カウンターインテリジェンス、セクハラやパワハラ対応、倫理法、コンプライアンス、リスク管理、災害対応・・・。
私が公務員になった頃は、そんなに問題にならなかったことです。その後、これらの課題が次々に出て、また事件や事故が起きて、その都度個別に対応しました。研修なども増えました。

これらの問題を大きく2つに分けると、「情報の取り扱いの問題」と「職員管理の問題」です。

このうち、「情報の取り扱いの問題」は、IT技術の発達への対応と、情報の管理が重要になりました。パソコンやコンピュータが導入され、職員は試行錯誤しながら使っています。
まず、組織から見て、コンピュータ化は効率的に行われているか。どうもそうでないようです。旅費や給与計算、電子決済、電子申請など、必ずしも効率になっていないようです。
他方で、職員については、これらの「職員として知っておく常識」は、系統だった教育は行われているか。職員が読んでおくべき教科書は、ないようです。
これは、新規採用職員だけでなく、管理職も中堅職員も必要なのです。なぜなら、次々と新しい課題と仕組みが導入されて、年配者もその都度教えてもらって身につけています。若い人の方が詳しいことも多いのです。

もう一つは、「職員管理の問題」です。ここで言う職員管理とは、部下の教育と管理、心の病の職員への対応、セクハラやパワハラ対応、ワークライフバランス、コンプライアンスなどです。これらも、組織的・系統立てた教育は十分ではないと思います。
昔は、そんなに気にすることはなかったのですが。
これらについても、系統だった研修と､教科書が必要です。「官僚機構改善論３」へ。

地方の中小企業は、職員の新規採用が難しいです。都会に出た学生たちは、戻って来ません。学生にしても、中小企業だと不安です。先輩はいない、同期もいない。そして、せっかく勤めても、3年以内に多くの職員が辞めてしまいます。それを解決する試みがされています。

かつて、このホームページでも紹介しました。「マチリク」です。
単に、求人と求職を紹介するのではなく、定着してもらうために、新採職員と会社の双方を支援します。
マチリクのホームページが新しくなり、私の推薦文も載りました。ご覧ください。

これまで、宮城県気仙沼市で実績を上げてきました。しかし、全国各地で期待される事業です。
なぜ、今まで、このようなことに気がつかなかったのでしょうね。ハローワークは、職業紹介をすれば済みと思っていたのでしょうか。地域の商工会議所や市町村役場も、他人ごとだったのでしょうね。やってくれているリクルートに、感謝です。

先日、日経新聞夕刊コラムに「内閣官僚」を書きました。また、5月23日の毎日新聞にインタビュー「現場の声　政策に生かせ」が載りました。そのほか、官僚の問題について、いくつかの取材も受けました。
そこで考えたことを整理して、簡単に書いておきます。私の基本的考え方は、官僚の劣化と言われる事象の背景にあるもの、構造的な問題です。
端的に言えば、社会が変わったのに、官僚と官僚機構が変革に遅れているということです。「バックオフィスの管理」「人事政策」「官僚のあり方論」に分けて書きます。

まず、バックオフィスの管理についてです。
組織を管理する際に、2つの部分に分けて考えます。
会社では、営業系と総務系があります。前者は、製品やサービスを作り、売ることを任務とする人たちです。後者は、その人たちを支える、会計、人事、庶務の人たちです。フロントと、バックオフィスです。
役所も同じです。政策を考え、実行する原局と、人事や予算で支える官房です。
後者は、「事務・組織管理部門」といったら良いでしょうか。
霞が関の各省あるいは全府省を通して、おろそかになっていることがあります。この事務・組織管理部門＝バックオフィスの管理です。
会社にしろ役所にしろ、製品を売ったり、政策を考える部局が「花形」で、バックオフィスはそれを支える「縁の下の力持ち」です。しかし、営業系が活躍するためには、縁の下系がしっかりと支えなければなりません。

これまでは、後者については、系統だった職員育成や組織運営を考えることは少なかったようです。前例に従って処理する。新しい機械がでたらそれを取り込む、新しい課題が出たらその都度対処する。職員も、先輩たちのやり方を見て学ぶ。という「古典的な職場作法」でやってきました。「官僚機構改善論２」へ。

単線的見方の続きです。直線的時間と円環的時間について。

時間や社会の進み方を見る際に、2つの見方があります。直線的時間と円環的時間です。直線的時間は、過去から現在そして未来へと、一方向に進みます。
それに対して、円環的時間は、繰り返されます。1日の太陽の動き、1か月の月の満ち欠け、1年の季節の移り変わり。朝起きて顔を洗い・・・、春が来て種をまきという農作業・・毎日の日常生活が繰り返されます。時間が経っても、変わることはありません。

直線的思考では、原因があって結果があります。円環的思考では、原因の後に結果が出ますが、その結果は次の原因になり、それが次の結果を生みます。そして一巡します。
直線的時間では、キリスト教のように、社会は終末に向かって進みます。ある目的があるのです。仏教では、輪廻転生で、終末や目的はなく、繰り返されます。

二つの思考の合成は、円環的時間が直線的に進むことです。自動車のタイヤがそうです。タイヤは一回転して元の位置に戻りますが、地面についていると、タイヤ自身が前進します。スタンドを立てた自転車なら、ペダルをこいでもタイヤは回転するだけで、前に進みません。

夕方に「やれやれ、今日も一日仕事が済んだか」と思い、朝に「今日もまた仕事か」と考えるのが、円環的思考。「今週中には、これだけ片付けるぞ」とか「今年1年、これだけのことができた」と考えるのが直線的思考です。
後者について「それでも、また次の週や来年には、次の仕事があるじゃないですか」という人が出てくるでしょうが、その間に、あなたは能力を上げているはずです。『明るい公務員講座　仕事の達人編』をお読みください。

6月11日に関西大学で行った講演。大学のホームページに載りました。記録のために、書き残しておきます。